Dokumente automatisch sortieren: Die neuen Automatisierungen in docmana

Dokumente hochladen ist schnell erledigt – das Einsortieren, Umbenennen und Nachhalten von Zahlungszielen kostet dagegen jeden Monat Zeit. Genau dafür gibt es in docmana jetzt die Automatisierungen: einen Wenn/Dann-Baukasten, mit dem Sie Ihre Dokumentenablage einmal einrichten – und danach automatisch laufen lassen.

Was sind Automatisierungen?

Eine Automatisierung ist eine Regel aus zwei Teilen:

• Wenn – eine oder mehrere Bedingungen, die auf jedes neue Dokument geprüft werden. Alle Bedingungen sind mit UND (&) verknüpft und lassen sich einzeln mit „– nicht" negieren.
• Dann – eine Kette von Aktionen, die docmana automatisch ausführt, sobald alle Bedingungen zutreffen.

Als Bedingungen stehen bereit: Dokumenttyp ist (z. B. Rechnung, Mahnung, Vertrag), Text enthält (beliebige Suchbegriffe aus der OCR-Texterkennung) und Feld = Wert (z. B. Versicherungsnummer = 63637).

Ein Beispiel aus der Praxis

So sieht eine typische Regel aus:

Wenn Dokumenttyp = Rechnung & Text enthält „Allianz" & Versicherungsnummer = 63637 & Text enthält nicht „Storno"
Dann:

1. Verschieben nach Versicherungen/Allianz – fehlende Ordner legt docmana automatisch an.
2. Verweis anlegen im Ordner Rechnungen zu bezahlen.
3. Umbenennen nach der Vorlage „Allianz Rechnung {datum}" – das Datum liest docmana direkt aus dem Dokument.
4. Erinnerung 2 Tage vor dem Zahlungsziel.

Ab sofort landet jede Allianz-Rechnung ohne Ihr Zutun am richtigen Ort, korrekt benannt, mit Zahlungserinnerung – und Stornos werden sauber ignoriert.

Verweise statt Kopien: GoBD-konform automatisieren

Wichtig für alle, die Belege revisionssicher ablegen: docmana legt bewusst keine Kopien an. Die Aktion „Verweis in Ordner" erzeugt stattdessen einen Verweis auf das Original – erkennbar am blauen „Verweis"-Kennzeichen. Das Dokument erscheint im Zielordner wie gewohnt, öffnet aber immer das eine Original (GoBD: von jedem Beleg existiert nur ein Original). Verweise belegen keinen zusätzlichen Speicher, und beim Öffnen zeigt ein Hinweis samt Sprung-Link, wo das Original liegt.

Eigene Dokumenttypen definieren

Neben den eingebauten Typen (Rechnung, Mahnung, Vertrag, Angebot, Kündigung) legen Sie eigene Dokumenttypen mit Erkennungs-Stichwörtern an – etwa „Kontoauszug" mit den Stichwörtern Kontoauszug, IBAN, Buchungstag. Sobald docmana eines der Stichwörter im Dokument findet, greift der Typ in Ihren Regeln.

Gefahrlos testen, transparent nachvollziehen

• Test-Modus: Prüfen Sie jede Regel per Klick gegen Ihre letzten 10 Dokumente – ohne dass etwas verschoben oder verändert wird.
• Protokoll: Jede Regel führt eine Historie, welches Dokument wann verarbeitet und welche Aktionen ausgeführt wurden.

So starten Sie

1. Öffnen Sie Einstellungen → Automatisierungen.
2. Klicken Sie auf „Neue Regel", kombinieren Sie Ihre Bedingungen und Aktionen.
3. Einmal testen, speichern – fertig. Ab jetzt arbeitet Ihre Ablage für Sie.

Die Automatisierungen sind im Premium-Plan und in allen Business-Plänen enthalten. Probieren Sie es aus – die erste Regel ist in unter zwei Minuten gebaut.