Question 1

Was ist docmana?

Accepted Answer

docmana ist Ihr digitales Dokumentenmanagement-System (DMS). Laden Sie Dokumente hoch, lassen Sie sie automatisch per OCR erkennen, durch KI kategorisieren und verwalten Sie alles übersichtlich in Ordnern – auch per E-Mail-Upload. docmana ist als Progressive Web App (PWA) auf jedem Gerät nutzbar.

Question 2

Wie lade ich Dokumente hoch?

Accepted Answer

Sie haben mehrere Möglichkeiten: Dateien per Drag & Drop in den Upload-Bereich ziehen, über "Dateien hierher ziehen" klicken, komplette Ordner hochladen, den mobilen Scanner nutzen oder Dokumente per E-Mail weiterleiten. Unterstützt werden PDF, JPG, PNG, GIF, WebP, TIFF, BMP und TXT.

Question 3

Was ist OCR und wie funktioniert es?

Accepted Answer

OCR (Optical Character Recognition) erkennt automatisch Text in Ihren Dokumenten. So können Sie später nach Inhalten suchen – auch in gescannten PDFs und Bildern. Sie können im OCR-Fenster zusätzlich eigene Suchbegriffe eintragen, die auch nach einer erneuten OCR-Analyse erhalten bleiben.

Question 4

Wie funktioniert die KI-Kategorisierung?

Accepted Answer

Wenn Sie die KI-Kategorisierung aktivieren (Einstellungen → KI-Einstellungen), analysiert eine KI Ihre hochgeladenen Dokumente und ordnet sie automatisch einer Kategorie zu (z.B. Rechnung, Vertrag, Mahnung). Sie können Ordner-Zuweisungen für jede Kategorie festlegen, sodass Dokumente automatisch einsortiert werden. Auch eigene Kategorien können erstellt werden. Dieses Feature ist ausschließlich im PremiumScan-Plan verfügbar (privat).

Question 5

Was sind Sortierregeln?

Accepted Answer

Sortierregeln sortieren Ihre Dokumente automatisch in den richtigen Ordner – noch bevor die KI-Kategorisierung greift. Definieren Sie Suchbegriffe (z.B. "Telekom", "Allianz") und ordnen Sie einen Ziel-Ordner zu. Wird der Begriff im OCR-Text eines neuen Dokuments gefunden, wird es automatisch einsortiert. Verfügbar ab ProScan (1 Regel); PremiumScan sowie Business M/Enterprise bieten unbegrenzte Regeln. Einstellbar unter Einstellungen → Sortierregeln.

Question 6

Wie funktioniert der E-Mail-Upload?

Accepted Answer

Jeder Benutzer hat eine persönliche Upload-Adresse (z.B. dokument+IHRE_KUNDENNUMMER@docmana.de). Leiten Sie einfach E-Mails mit Anhängen an diese Adresse weiter – die Dokumente erscheinen automatisch in Ihrem Posteingang. Ihre Upload-Adresse und Kundennummer finden Sie unter Einstellungen → Profil.

Question 7

Wie funktioniert die Suche?

Accepted Answer

Die Volltextsuche durchsucht Dateinamen, OCR-Text, Absender, Dokumenttyp, Betreff und Ihre eigenen Suchbegriffe. Sie können die Ergebnisse zusätzlich nach Tags filtern – so finden Sie z.B. alle Dokumente mit "Rechnung" die gleichzeitig den Tag "2026" haben. Auch Text in PDF-Notizen wird durchsucht.

Question 8

Was ist der Mülleimer?

Accepted Answer

Gelöschte Dokumente und Ordner landen zunächst im Mülleimer und werden nicht sofort endgültig entfernt. Im Mülleimer können Sie Elemente wiederherstellen oder endgültig löschen. Sie können auch eine automatische Leerung einstellen (z.B. nach 7, 14, 30, 60 oder 90 Tagen). Standardmäßig ist die automatische Leerung deaktiviert. Den Mülleimer finden Sie unten in der Seitenleiste.

Question 9

Wie funktionieren Tags?

Accepted Answer

Tags sind farbige Markierungen, mit denen Sie Dokumente zusätzlich zu Ordnern organisieren können. Erstellen Sie eigene Tags (z.B. "Wichtig", "2026", "Steuer") und weisen Sie sie über das 3-Punkte-Menü eines Dokuments zu. In der Seitenleiste können Sie nach Tags filtern, um alle zugehörigen Dokumente anzuzeigen. Tags sind in der Ansicht "Voll" verfügbar.

Question 10

Kann ich Dokumente per Drag & Drop verschieben?

Accepted Answer

Ja. Ziehen Sie Dokumente oder Ordner einfach auf einen anderen Ordner in der Seitenleiste oder auf Unterordner in der Hauptansicht. Sie können auch mehrere Dokumente per Checkbox auswählen und gemeinsam verschieben.

Question 11

Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeiten?

Accepted Answer

Ja. Fahren Sie mit der Maus über ein Dokument und klicken Sie die Checkbox oben links. Wählen Sie mehrere Dokumente aus – unterhalb der Dokumente erscheinen Buttons zum Herunterladen (als ZIP) und Löschen (in den Mülleimer). Sie können auch ganze Ordner auswählen.

Question 12

Wie teile ich Dokumente extern?

Accepted Answer

Über das 3-Punkte-Menü eines Dokuments → "Extern Zugriff". Es wird ein öffentlicher Link erstellt, den Sie per E-Mail oder Nachricht teilen können. Optional können Sie ein Passwort und ein Ablaufdatum (1-90 Tage) festlegen. Der Empfänger benötigt kein docmana-Konto. Unter "Freigaben verwalten" im Benutzermenü sehen Sie alle aktiven Freigaben.

Question 13

Kann ich eigene Suchbegriffe zu Dokumenten hinzufügen?

Accepted Answer

Ja. Öffnen Sie den OCR-Text eines Dokuments (3-Punkte-Menü → OCR Text) und tragen Sie unten im Feld zusätzliche Begriffe ein. Diese werden bei der Suche mitberücksichtigt und bleiben auch nach einer erneuten OCR-Analyse erhalten.

Question 14

Wie funktioniert der mobile Scanner?

Accepted Answer

Auf mobilen Geräten steht Ihnen ein vollwertiger Dokumenten-Scanner zur Verfügung. Er bietet automatische Kantenerkennung, Perspektivkorrektur, verschiedene Filter (Dokument, S/W, Lebhaft, Hell), Helligkeits-/Kontrastanpassung und Multi-Page-Scan mit PDF-Erstellung. Öffnen Sie den Scanner über den Plus-Button am unteren Bildschirmrand.

Question 15

Kann ich docmana auf dem Smartphone nutzen?

Accepted Answer

Ja. docmana ist eine Progressive Web App (PWA) und kann auf jedem Smartphone installiert werden – direkt aus dem Browser, ohne App Store. Öffnen Sie docmana im Browser und wählen Sie "Zum Startbildschirm hinzufügen". Im Dashboard finden Sie auch einen QR-Code zum schnellen Installieren auf einem anderen Gerät.

Question 16

Kann ich PDF-Dokumente mit Notizen versehen?

Accepted Answer

Ja. Öffnen Sie ein PDF in der Vorschau und nutzen Sie die Annotationsfunktionen. Sie können Notizen an beliebiger Stelle platzieren und Hervorhebungen setzen. Alle Annotationen werden automatisch gespeichert und sind auch über die Suche auffindbar.

Question 17

Wie kann ich Erinnerungen für Dokumente setzen?

Accepted Answer

Über das 3-Punkte-Menü eines Dokuments → "Erinnerung". Wählen Sie Datum und Uhrzeit – Sie erhalten dann eine E-Mail-Benachrichtigung. So vergessen Sie keine Fristen mehr, z.B. bei Verträgen oder Rechnungen.

Question 18

Was ist meine Kundennummer?

Accepted Answer

Ihre 5-stellige Kundennummer (z.B. EQYHN) ist Ihre eindeutige Kennung bei docmana. Sie wird bei der Registrierung automatisch vergeben und ist Teil Ihrer persönlichen Upload-E-Mail-Adresse. Sie finden sie unter Einstellungen → Profil.

Question 19

Welche Ansichtsmodi gibt es?

Accepted Answer

Im Dashboard stehen drei Darstellungen zur Verfügung: Kachel-Ansicht (Grid mit Thumbnails), große Listenansicht (mit Thumbnails und Details) und kompakte Listenansicht (nur Name und Datum). Zusätzlich können Sie unter Einstellungen → Ansicht wählen, wie viele Funktionen in der Seitenleiste sichtbar sein sollen: Minimal, Erweitert oder Voll.

Question 20

Welche Pläne gibt es und was kosten sie?

Accepted Answer

docmana bietet drei Pläne: Pay per Scan (kostenlos, 5 GB Speicher, Zahlen pro Scan), ProScan (9,90 €/Monat, 15GB, 10 Scans inklusive, KI-Kategorisierung) und PremiumScan (14,90 €/Monat, 25GB, 15 Scans inklusive, alle Features). Alle Pläne sind monatlich kündbar ohne Vertragsbindung.

Question 21

Kann ich meinen Plan jederzeit ändern?

Accepted Answer

Ja. Upgrades werden sofort aktiviert – Sie zahlen nur den anteiligen Differenzbetrag für den laufenden Monat. Downgrades werden zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums wirksam, damit Sie Ihre bezahlten Features bis dahin nutzen können.

Question 22

Was passiert mit meinen Dokumenten, wenn ich kündige?

Accepted Answer

Ihre Dokumente bleiben 90 Tage nach Ihrer Kündigung gespeichert, damit Sie sie herunterladen oder beim erneuten Anmelden weiter bearbeiten können.

Question 23

Wie sicher sind meine Dokumente?

Accepted Answer

Ihre Dokumente werden verschlüsselt in der Cloud gespeichert. Der Zugang erfolgt ausschließlich über Ihr persönliches Konto mit Passwort. Zusätzlich können Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) per Authenticator-App oder E-Mail aktivieren. Freigegebene Links können optional mit einem Passwort und Ablaufdatum geschützt werden.

Question 24

Was ist Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)?

Accepted Answer

2FA ist eine zusätzliche Sicherheitsebene für Ihr Konto. Bei jedem Login wird neben Ihrem Passwort ein einmaliger Code abgefragt. Sie können eine Authenticator-App (z.B. Google Authenticator) oder die E-Mail-basierte 2FA nutzen. Aktivierbar unter Einstellungen → Sicherheit.

Question 25

Wie kann ich mein Passwort ändern oder zurücksetzen?

Accepted Answer

Zum Ändern: Einstellungen → Sicherheit → Passwort ändern. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben: Auf der Login-Seite "Passwort vergessen" klicken – Sie erhalten per E-Mail einen Link zum Zurücksetzen.

Question 26

Wie kann ich den Support kontaktieren?

Accepted Answer

Über die Kontaktseite (Footer-Link "Kontakt") können Sie uns eine Nachricht senden. Alternativ per E-Mail an den Support. PremiumScan-Nutzer erhalten Premium-Support.

Question 27

Wie funktioniert die Kündigung?

Accepted Answer

Unter Einstellungen → Kündigung können Sie Ihr Konto kündigen. Zur Sicherheit müssen Sie das Wort KÜNDIGUNG eingeben. Nach der Kündigung bleiben Ihre Daten noch 90 Tage erhalten. 14 Tage vor der endgültigen Löschung erhalten Sie eine Erinnerungs-E-Mail. Sie können die Kündigung jederzeit innerhalb der 90 Tage widerrufen.

Question 28

Was passiert nach einer Kündigung mit meinen Daten?

Accepted Answer

Nach der Kündigung haben Sie noch 90 Tage Zugriff auf alle Ihre Dokumente. Nach Ablauf dieser Frist werden alle Dokumente, Ordner, Tags, Erinnerungen und Einstellungen unwiderruflich gelöscht. 14 Tage vorher erhalten Sie eine Erinnerungs-E-Mail mit einem Link zur Reaktivierung.

Question 29

Was passiert beim Downgrade auf einen günstigeren Plan?

Accepted Answer

Beim Downgrade werden Sie auf mögliche Einschränkungen hingewiesen: Wenn Ihr aktueller Speicherverbrauch das Limit des neuen Plans überschreitet, werden neue Uploads (inkl. E-Mail-Post) blockiert, bis Sie unter das Limit kommen. Bestehende Dokumente bleiben erhalten. Auch entfallende Features wie Sortierregeln oder KI-Kategorisierung werden angezeigt.

Question 30

Kann ich die automatische Mülleimer-Leerung einstellen?

Accepted Answer

Ja. Im Mülleimer finden Sie den Button Auto-Leerung. Dort können Sie einstellen, dass gelöschte Elemente nach 7, 14, 30, 60 oder 90 Tagen automatisch endgültig gelöscht werden. Standardmäßig ist die automatische Leerung deaktiviert (Nie) - Sie müssen den Mülleimer dann manuell leeren.

Question 31

Wie sehe ich meine aktiven Geräte und Sitzungen?

Accepted Answer

Unter Profil → Geräte & Sessions sehen Sie alle Geräte, auf denen Sie aktuell eingeloggt sind (Browser, Betriebssystem, IP, Login-Zeit). Sie können einzelne Sitzungen per „Abmelden"-Button beenden oder mit „Alle anderen abmelden" alle anderen Geräte gleichzeitig ausloggen – nützlich, falls Sie sich auf einem fremden Gerät nicht abgemeldet haben.

Question 32

Kann ich meine Sicherheitsaktivität einsehen?

Accepted Answer

Ja. Unter Profil → Aktivität finden Sie Ihre persönlichen Sicherheitsmetriken der letzten 30 Tage: Downloads, Freigaben, sicherheitsrelevante Ereignisse und einen Verlaufs-Chart. Bei verdächtigen Mustern (z. B. ungewöhnlich viele Downloads in kurzer Zeit) erscheint automatisch ein Warn-Banner.

Question 33

Was sind die kleinen Tipp-Bubbles?

Accepted Answer

docmana zeigt Ihnen einmalige Hinweise („Kontextuelle Tipps") an neuen oder versteckten Funktionen – etwa dem 3-Punkte-Menü bei Dateien. Nach einem Klick auf „Verstanden" sind sie dauerhaft ausgeblendet. Wenn Sie sie zurücksetzen möchten, finden Sie unter Profil → Hilfe & FAQ den Button „Tipps zurücksetzen".

Question 34

Wie starte ich die geführte Tour erneut?

Accepted Answer

Unter Profil → Hilfe & FAQ können Sie die geführte Tour jederzeit neu starten. Alternativ öffnen Sie das Dashboard mit dem URL-Parameter ?tour=1.

Question 35

Wie kann ich Dokumente vom iPhone oder iPad per Kurzbefehl hochladen?

Accepted Answer

Unter Profil → iOS-Kurzbefehl finden Sie Ihre persönliche Upload-URL und Ihren Token. Folgen Sie der 7-Schritte-Anleitung in der Apple-Kurzbefehle-App. Danach können Sie Fotos, PDFs oder Scans direkt aus dem iOS-Teilen-Menü an docmana schicken. Der Token kann bei Verlust jederzeit neu generiert werden.

Question 36

Wie verwalte ich bestehende Freigabe-Links?

Accepted Answer

Über das Benutzer-Menü → „Freigaben verwalten" sehen Sie alle aktiven Links (Datei/Ordner, Passwort-geschützt ja/nein, Ablaufdatum, Aufrufzähler). Sie können Links kopieren, eine Vorschau öffnen, den Link per E-Mail versenden oder ihn komplett widerrufen.

Question 37

Kann ich Freigabe-Links direkt per E-Mail versenden?

Accepted Answer

Ja. Beim Erstellen eines Freigabe-Links können Sie „Per E-Mail senden" aktivieren und die Empfänger-Adresse, den Namen und eine persönliche Nachricht eingeben. Optional senden Sie sich selbst eine Kopie.

Question 38

Wo finde ich meine Rechnungen?

Accepted Answer

Unter Profil → Abonnement → Rechnungen sehen Sie alle bezahlten Abrechnungen direkt aus Stripe. Jede Rechnung kann per Klick angesehen (gehostet bei Stripe) oder als PDF heruntergeladen werden. Die Liste aktualisiert sich automatisch nach jeder Zahlung – lokal werden keine Belege generiert.

Question 39

Worin unterscheiden sich monatliche und jährliche Abrechnung?

Accepted Answer

Beim Jahresabo zahlen Sie nur 10 statt 12 Monate – 2 Monate sind gratis. Ihr aktueller Rhythmus wird in der Abo-Sektion als Badge „Monatliche Abrechnung" oder „Jährliche Abrechnung" angezeigt.

Question 40

Kann ich eigene KI-Kategorien anlegen?

Accepted Answer

Ja (in den Plänen ProScan und PremiumScan). Unter Profil → KI-Kategorisierung können Sie neben den 12 Standard-Kategorien eigene Kategorien (z. B. „Garantie", „Quittung") mit Name und Beschreibung anlegen und pro Kategorie einen Zielordner zuweisen. Die KI nutzt automatisch auch Ihre eigenen Kategorien beim Sortieren.

Question 41

Welche Sortier- und KI-Funktionen bietet ProScan?

Accepted Answer

ProScan (privat) enthält eine automatische Sortierregel: Sie legen Suchbegriffe fest und passende Dokumente werden automatisch in den richtigen Ordner abgelegt. Die KI-Kategorisierung ist in ProScan nicht enthalten – dafür ist der PremiumScan-Plan vorgesehen.

Question 42

Was kann PremiumScan zusätzlich zu ProScan?

Accepted Answer

PremiumScan (privat) bietet unbegrenzte Sortierregeln (Workflows) und zusätzlich die KI-Kategorisierung: Ihre Dokumente werden automatisch per KI erkannt (z. B. Rechnung, Vertrag, Mahnung) und in die passenden Ordner einsortiert.

Question 43

Wie viele Sortierregeln kann ich anlegen?

Accepted Answer

Im ProScan-Plan ist 1 Sortierregel enthalten. Mit PremiumScan, dem Business-Plan und Enterprise sind unbegrenzte Sortierregeln möglich.

Question 44

Ist die KI-Kategorisierung in ProScan verfügbar?

Accepted Answer

Nein. Die automatische KI-Kategorisierung ist ausschließlich in PremiumScan enthalten. ProScan nutzt die regelbasierte Sortierung (1 Regel). Sie können jederzeit von ProScan auf PremiumScan upgraden, um die KI freizuschalten.

Question 45

Was ist eine E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X) und wie verarbeitet docmana sie?

Accepted Answer

E-Rechnungen wie ZUGFeRD oder Factur-X enthalten die Rechnungsdaten strukturiert direkt im PDF. docmana liest diese Daten beim Hochladen automatisch aus (z. B. Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant, Datum), zeigt sie übersichtlich an und nutzt sie für die automatische Einsortierung sowie die Erkennung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen.

Question 46

Werden meine Rechnungen automatisch nach Jahr und Monat sortiert?

Accepted Answer

Ja. Erkannte Rechnungen werden automatisch in Unterordner nach Jahr und Monat einsortiert, z. B. 'Rechnungsausgang/2026/06'. Grundlage ist das Rechnungsdatum aus den E-Rechnungs-Daten. So bleibt Ihre Ablage ohne manuellen Aufwand sauber strukturiert.

Question 47

Woran erkenne ich neu eingegangene Dokumente?

Accepted Answer

Ordner mit neuen Dokumenten zeigen eine grüne '+N'-Markierung neben dem Namen. Als neu gelten Dokumente, die automatisch per E-Mail importiert oder von anderen Teammitgliedern hochgeladen wurden - Ihre eigenen Uploads werden nicht markiert. Sobald Sie den Ordner öffnen, verschwindet die Markierung.

Question 48

Bekomme ich einen Hinweis, wenn neue Dokumente eingegangen sind?

Accepted Answer

Ja, gleich zweifach: Beim Anmelden zeigt ein Info-Dialog, in welchen Ordnern seit Ihrem letzten Besuch neue Belege liegen. Und während der Nutzung erscheint automatisch ein kurzer Hinweis (Toast), sobald neue Dokumente eintreffen - ganz ohne die Seite neu zu laden.

Question 49

Was bedeutet das blaue Briefumschlag-Symbol bei einem Dokument?

Accepted Answer

Ein kleines blaues Briefumschlag-Symbol neben dem Dateinamen zeigt an, dass dieses Dokument per E-Mail-Upload in Ihr docmana-Postfach importiert wurde – also über Ihre persönliche Upload-E-Mail-Adresse eingegangen ist und nicht manuell hochgeladen wurde.

Question 50

Was bedeutet das violette Briefumschlag-Symbol bei einem Dokument?

Accepted Answer

Ein kleines violettes Briefumschlag-Symbol zeigt an, dass dieses Dokument über PostBriefScan von docmana für Sie eingescannt und in Ihr Postfach gelegt wurde (physische Post, die Sie an docmana senden). Diese Scans zählen zu Ihrem monatlichen PostBriefScan-Kontingent. So unterscheiden Sie Admin-Scans (violett) sofort von selbst hochgeladenen oder per E-Mail importierten Dokumenten (blaues Symbol).

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Häufig gestellte Fragen