Datenschutzerklärung

Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgesetze ist: docmana.de (Anschrift und Kontaktdaten gemäß Impressum)

docmana.de stellt eine cloudbasierte Plattform zur Verfügung für: • digitales Dokumentenmanagement • revisionssichere Archivierung • strukturierte Ablage von Geschäfts- und Personaldokumenten • Dokumentenklassifizierung und -suche • rollenbasierte Zugriffskontrolle • digitale Workflows und Freigabeprozesse Je nach Nutzung kann es sich bei den gespeicherten Dokumenten um personenbezogene oder sensible Daten handeln (z. B. Kundenakten, Vertragsunterlagen, Personalunterlagen, Rechnungen). In diesen Fällen handeln wir in der Regel als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Unsere Plattform wird ausschließlich auf Servern innerhalb Deutschlands bzw. der Europäischen Union betrieben. • ISO-zertifizierte Rechenzentren • verschlüsselte Datenübertragung (TLS) • verschlüsselte Datenspeicherung • rollenbasierte Zugriffssysteme • Protokollierung von Zugriffen Ein Zugriff durch unbefugte Dritte ist durch technische und organisatorische Maßnahmen abgesichert.

Bei der Einrichtung eines Benutzerkontos verarbeiten wir: • Vor- und Nachname • Unternehmensname • E-Mail-Adresse • Benutzerrolle • verschlüsselte Zugangsdaten • Zeitpunkte von Login-Vorgängen Zweck der Verarbeitung: • Bereitstellung der Plattform • Nutzerverwaltung • Zugriffskontrolle • IT-Sicherheit Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

Alle von Nutzern hochgeladenen Dokumente verbleiben im Eigentum des jeweiligen Kunden. Wir verarbeiten Dokumenteninhalte ausschließlich: • zur technischen Bereitstellung • zur Speicherung • zur Sicherung • zur Wiederherstellung im Störungsfall Eine inhaltliche Auswertung oder Weitergabe erfolgt nicht. Die Verantwortung für die Rechtmäßigkeit der gespeicherten Inhalte liegt beim jeweiligen Nutzer bzw. Unternehmen.

Zur Gewährleistung der Systemsicherheit werden folgende Daten protokolliert: • Login-Zeitpunkte • IP-Adresse • durchgeführte Aktionen (Upload, Download, Löschung) • Benutzer-ID Diese Protokolle dienen: • Missbrauchserkennung • Nachvollziehbarkeit von Änderungen • IT-Sicherheit • Compliance-Anforderungen Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Systemsicherheit und Nachweisbarkeit)

Zur Optimierung unserer Website (nicht der gespeicherten Kundendokumente) verwenden wir – nach Einwilligung – Google Analytics 4. Erfasst werden u. a.: • Seitenaufrufe • Interaktionen • gekürzte IP-Adresse • technische Geräteinformationen Die IP-Anonymisierung ist aktiviert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) Datenübermittlungen in die USA erfolgen auf Grundlage der jeweils gültigen Datenschutzrahmenbedingungen gemäß Art. 44 ff. DSGVO. Die Speicherdauer beträgt maximal 24 Monate.

Zum Schutz vor automatisierten Angriffen verwenden wir: Google reCAPTCHA Hierbei können technische Daten (IP-Adresse, Mausbewegungen, Verweildauer) verarbeitet werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch und Cyberangriffen)

Für Unternehmenskunden schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab. docmana.de verarbeitet Daten ausschließlich: • auf dokumentierte Weisung • zweckgebunden • mit strengen Zugriffsbeschränkungen Unterauftragsverarbeiter werden sorgfältig ausgewählt und vertraglich verpflichtet.

Zur Sicherstellung der Datenintegrität werden: • regelmäßige Backups erstellt • verschlüsselte Sicherungen gespeichert • Notfallwiederherstellungsprozesse getestet Backups unterliegen denselben Sicherheitsstandards wie die Primärdaten.

Wir speichern personenbezogene Daten nur: • solange ein aktives Vertragsverhältnis besteht • gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten • bis zur Löschung durch den Kunden Nach Vertragsende erfolgt eine vollständige Löschung bzw. Rückgabe der Daten gemäß vertraglicher Vereinbarung.

Betroffene Personen haben folgende Rechte: • Auskunft (Art. 15 DSGVO) • Berichtigung (Art. 16 DSGVO) • Löschung (Art. 17 DSGVO) • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) • Widerspruch (Art. 21 DSGVO) Anfragen richten Sie bitte an die im Impressum genannte Kontaktadresse.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten rechtswidrig erfolgt.

docmana.de setzt umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen um: • Ende-zu-Ende-verschlüsselte Datenübertragung • verschlüsselte Speicherung • rollenbasierte Rechteverwaltung • Zwei-Faktor-Authentifizierung (optional) • regelmäßige Sicherheitsupdates • Zugriffsbeschränkung auf autorisierte Administratoren

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei technischen oder rechtlichen Änderungen anzupassen.