E-Rechnungspflicht 2025: Was Unternehmen jetzt tun müssen

Zum 1. Januar 2025 beginnt in Deutschland die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B- Bereich. Das Wachstumschancengesetz verpflichtet inländische Unternehmen dazu, elektronische Rechnungen empfangen und ab 2027 bzw. 2028 auch versenden zu können. Wer jetzt nicht handelt, riskiert steuerliche Nachteile und Compliance-Probleme.

Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Rechnung. Sie muss strukturierte Daten in einem definierten Format enthalten, die automatisiert verarbeitet werden können. Zulässig sind:

• XRechnung – reines XML nach der EU-Norm EN 16931, bereits Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD 2.x – ein hybrides Format: eine menschenlesbare PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931.

Eine klassische PDF ohne strukturierte Daten gilt ab 2025 nur noch als „sonstige Rechnung" und ist im B2B nicht mehr zulässig.

Die wichtigsten Fristen im Überblick

• Ab 01.01.2025: Jedes deutsche Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht rechtlich aus, ist praktisch aber selten ausreichend.
• Bis 31.12.2026: Übergangsfrist – Papier- und klassische PDF-Rechnungen dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch versendet werden.
• Ab 01.01.2027: Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
• Ab 01.01.2028: E-Rechnungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze.

Welche Rechnungen sind betroffen?

Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Nicht betroffen sind:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• Umsätze an Endverbraucher (B2C).
• Umsätze an Unternehmen im Ausland.

So wird der Empfang praxistauglich

Rechtlich reicht ein Postfach – praktisch reicht das nicht. Wer täglich Rechnungen von Lieferanten, Handwerkern oder Freelancern erhält, braucht einen Prozess, der die eingehenden Formate automatisch parst, prüft und archiviert:

1. Zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang (z. B. rechnung@meinbetrieb.de).
2. Automatischer Import in ein DMS – ohne manuelles Herunterladen und Ablegen.
3. Automatische Extraktion von Netto, MwSt., Brutto, Rechnungsnummer, Fälligkeit direkt aus dem eingebetteten XML.
4. Revisionssichere Ablage nach GoBD – mit Aufbewahrungsfrist, Änderungsprotokoll und Vollständigkeitsprüfung.
5. Freigabe-Workflow, damit Rechnungen kontrolliert durch die Buchhaltung wandern – idealerweise mit Zahlungsstatus- Verfolgung.

Wie docmana die E-Rechnung ab Tag 1 abdeckt

docmana bringt die komplette Verarbeitungskette bereits mit:

• ZUGFeRD- und XRechnung-Parser extrahieren Netto, MwSt., Brutto, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeit direkt aus dem eingebetteten XML – inklusive strenger Betrags- Reconciliation, damit keine falschen Zahlen ins Archiv wandern.
• Automatischer Rechnungseingang mit persönlichem E-Mail-Alias und optionaler IMAP-Anbindung.
• KI-Kategorisierung sortiert automatisch in Rechnungseingang › Jahr › Monat.
• Zahlungsstatus & Fälligkeit mit „Fällig in X Tagen"-Badges und 1-Klick-Freigaben (Offen / Freigegeben / Bezahlt).
• Rechtssichere Aufbewahrung auf europäischen Servern mit Audit-Log jeder Änderung.

Damit ist docmana ab dem 1. Januar 2025 sofort einsatzbereit – ohne Umbau, ohne teure Buchhaltungs-Add-Ons. Kostenlos starten und E-Rechnungen ab morgen empfangen →

Häufige Fragen

Muss ich ab 2025 sofort E-Rechnungen versenden?

Nein. Der Empfang ist ab dem 1. Januar 2025 Pflicht, der Versand folgt gestaffelt (2027 / 2028). Empfang zuerst, Versand später – aber wer jetzt aufsetzt, spart sich den Doppelaufwand.

Reicht eine PDF mit Rechnungsdaten?

Nein. Eine reine PDF ist ab 2025 im B2B keine E-Rechnung. Nur Formate mit strukturierten XML-Daten (XRechnung, ZUGFeRD 2.x) sind zulässig.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?

Der Vorsteuerabzug kann versagt werden. Zusätzlich riskierst du Ärger mit Lieferanten, deren korrekte Rechnung du technisch nicht annehmen kannst.