Was ist docmana? Das digitale Postfach für Dokumente

docmana ist ein digitales Postfach und Dokumentenmanagement-System aus Deutschland. Die App digitalisiert Briefe, Rechnungen und Verträge, erkennt automatisch worum es geht und sortiert alles in ein durchsuchbares Archiv – sicher, mobil und DSGVO-konform.

Warum docmana?

Papierkram frisst Zeit: Rechnungen suchen, Fristen im Blick behalten, Belege ans Finanzamt schicken. docmana löst das mit vier Kernkomponenten:

• OCR & Volltext-Suche – jedes hochgeladene PDF, JPG oder HEIC wird sofort per Texterkennung durchsuchbar. Nie wieder in Aktenordnern blättern.
• KI-Kategorisierung – docmana erkennt Rechnungen, Verträge, Behördenpost und legt sie automatisch im passenden Ordner ab (z. B. Rechnungseingang › 2026 › 07).
• E-Rechnung nach ZUGFeRD / XRechnung – Netto, MwSt., Fälligkeit und Rechnungsnummer werden direkt aus dem Beleg extrahiert und editierbar angezeigt.
• Mobiler Scanner & Teilen-Menü – Foto machen, docmana kategorisiert und sortiert automatisch. Bereits abgelegte Dokumente können per WhatsApp, iMessage oder E-Mail direkt an Steuerberater oder Behörden weitergeleitet werden.

Sicherheit & Datenschutz

docmana speichert alle Dokumente verschlüsselt auf europäischen Servern. Passwörter werden mit Pepper + bcrypt (Cost 14) gesichert, jede Freigabe-URL läuft nach kurzer Zeit ab. Ein täglicher automatisierter Storage-Privacy-Pen-Test prüft nachweisbar, dass keine Datei ohne Signed-URL erreichbar ist.

Für wen ist docmana?

Für Privatpersonen, die endlich einen Überblick über Behörden- und Bankpost bekommen wollen. Für Freiberufler, die ihre Rechnungseingänge automatisch sortiert und mit Zahlungsstatus versehen sehen möchten. Und für kleine Teams, die gemeinsam Dokumente freigeben und Workflows wie Rechnungsfreigaben abbilden.

In 3 Schritten starten

1. Kostenloses Konto anlegen – kein Kartendaten-Zwang.
2. Erste Dokumente per Drag-and-Drop, Foto oder E-Mail-Alias einwerfen.
3. Zusehen, wie docmana OCR, Kategorie und Ordner in Sekunden vergibt.