PostBriefScan: Wie deine physische Briefpost digital wird

PostBriefScan ist ein Zusatzservice zu docmana, der deine physische Briefpost übernimmt: du hinterlegst eine Scan-Adresse, wir empfangen deine Briefe, öffnen sie in einer sicheren Umgebung, scannen jede Seite in hoher Qualität und laden sie automatisch in dein docmana-Postfach. Dort landen sie – wie jedes andere Dokument – in der Inbox, werden per OCR durchsuchbar gemacht und von der KI in den passenden Ordner sortiert.

Für wen lohnt sich PostBriefScan?

• Reisende & Digitalnomaden, die monatelang nicht an ihrer Meldeadresse sind, aber trotzdem keine Frist verpassen dürfen.
• Selbstständige mit Kunden im Ausland, die ihre offizielle Geschäftsadresse in Deutschland behalten.
• Firmen, die den Zeitaufwand fürs manuelle Öffnen, Sortieren und Einscannen von Briefen einsparen wollen.
• Angehörige, die pflegen und die Behördenpost der Eltern mitverwalten – ohne dass Papier durchs Land geschickt werden muss.

So funktioniert der Ablauf

1. Aktivierung: Du buchst PostBriefScan in deinem docmana-Tarif und bestätigst per Ausweis-Foto und Postvollmacht.
2. Empfang: Deine Briefpost geht an eine sichere Scan-Adresse in Deutschland.
3. Scan: Jeder Umschlag wird registriert, geöffnet, seitenweise in 400 dpi PDF gescannt und mit dem Absender-Foto verknüpft.
4. Upload: Der Scan landet in deiner docmana-Inbox – meist innerhalb des nächsten Werktages.
5. Original-Verwaltung: Du entscheidest per Klick pro Brief: einlagern, schreddern oder physisch weiterleiten.

Was du davon hast

• Post egal von wo lesen – Push-Notification bei wichtigen Absendern (z. B. Finanzamt, Krankenkasse).
• Fristen nie mehr verpassen: docmana erkennt Fälligkeiten und blendet „Fällig in X Tagen"-Badges ein.
• Rechnungen automatisch als Zahlungsposition erfasst – inklusive Netto/Brutto und Fälligkeit dank ZUGFeRD-Parser.
• DSGVO-konform: die Scan-Kette ist zertifiziert und protokolliert.

PostBriefScan ist die konsequente Ergänzung zum digitalen Postfach: egal ob dein Brief aus dem Briefkasten oder aus einem PDF-Anhang kommt – am Ende landet er sortiert, durchsuchbar und rechtssicher in docmana. Zu den Tarifen mit PostBriefScan →