ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format braucht Ihr Unternehmen?

Unternehmen stehen vor einer konkreten Entscheidung: Sollen Rechnungen künftig als ZUGFeRD oder als XRechnung bearbeitet werden? Beide Varianten erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen, unterscheiden sich jedoch grundlegend in der praktischen Handhabung. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie Rechnungen in Ihrem Betrieb tatsächlich verarbeitet werden – und wer mit ihnen arbeitet.

Während ein Format die gewohnte Ansicht mit strukturierten Daten kombiniert, setzt das andere auf konsequente Standardisierung ohne visuelle Ebene. Beide Wege funktionieren, doch die Anforderungen an Ihre Software, Ihre Prozesse und Ihre Mitarbeitenden sind unterschiedlich.

Was E-Rechnungen von gewöhnlichen PDF-Dateien unterscheidet

Eine elektronische Rechnung transportiert nicht nur Informationen in lesbarer Form, sondern stellt diese als strukturierte Daten bereit. Beträge, Steuersätze, Rechnungsnummern, Fälligkeiten und weitere Pflichtangaben liegen in einem maschinenlesbaren Format vor. Das ermöglicht es Buchhaltungssystemen, Daten direkt zu übernehmen – ohne manuelle Eingabe, ohne OCR-Erkennung, ohne Tippfehler.

Ein normales PDF, das per E-Mail zugestellt wird, erfüllt diesen Anspruch nicht. Selbst wenn es digital erstellt wurde, muss der Inhalt zunächst ausgelesen oder übertragen werden. Das kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko. Für Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind, gilt deshalb seit Anfang 2025 die Verpflichtung, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Für den Versand gelten zunächst Übergangsregelungen, abhängig von Umsatzgröße und Rechnungsart.

Wichtig ist dabei: Es geht nicht nur um den technischen Empfang, sondern um die Verarbeitbarkeit der Daten. Eine XML-Datei, die ungeöffnet im Postfach landet, bringt keinen Nutzen. Erst wenn die enthaltenen Informationen geprüft, zugeordnet und revisionssicher abgelegt werden, entsteht ein funktionierender Rechnungsprozess.

ZUGFeRD: Sichtbare Rechnung mit eingebetteten Daten

Das Format ZUGFeRD verbindet zwei Ebenen in einer einzigen Datei. Die Rechnung wird als PDF/A-3-Dokument dargestellt, das sich wie gewohnt öffnen und lesen lässt. Gleichzeitig ist eine XML-Datei eingebettet, die alle relevanten Rechnungsinformationen strukturiert enthält.

Dieser Aufbau hat einen entscheidenden Vorteil: Mitarbeitende, die eine Rechnung prüfen oder freigeben müssen, können das Dokument direkt lesen – ohne spezielle Software oder zusätzliche Anzeigetools. Die Buchhaltung hingegen kann die XML-Daten automatisiert auslesen und weiterverarbeiten. Beide Anforderungen werden gleichzeitig erfüllt.

ZUGFeRD eignet sich besonders dann, wenn Rechnungen mehrere Stellen durchlaufen, bevor sie verbucht werden. Fachabteilungen, Projektverantwortliche oder Geschäftsführung können die PDF-Ansicht prüfen, während das System im Hintergrund bereits Beträge, Fälligkeiten und Steuern erfasst hat. Auch bei gemischten Strukturen – also Geschäftspartnern mit unterschiedlichem Digitalisierungsgrad – bleibt ZUGFeRD flexibel einsetzbar.

Voraussetzung ist jedoch, dass das verwendete ZUGFeRD-Profil den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Für den regulären B2B-Verkehr ist ein EN-16931-konformes Profil erforderlich, um als elektronische Rechnung anerkannt zu werden.

XRechnung: Konsequent strukturiert, ohne visuelle Ebene

Die XRechnung setzt ausschließlich auf XML. Sie enthält alle geforderten Rechnungsdaten in strukturierter Form, bietet jedoch keine integrierte PDF-Ansicht. Um eine XRechnung komfortabel zu lesen, ist eine passende Software, ein Webportal oder ein Darstellungsmodul im Rechnungssystem erforderlich.

Dieses Format spielt seine Stärken vor allem dort aus, wo hochgradig automatisierte Prozesse laufen. Wenn Rechnungen ohne manuellen Zwischenschritt geprüft, zugeordnet und verbucht werden sollen, bietet die XRechnung eine klare, standardisierte Grundlage. Sie ist außerdem im öffentlichen Auftragswesen weit verbreitet und bei vielen Behörden vorgeschrieben.

Für Unternehmen, die regelmäßig öffentliche Auftraggeber beliefern, ist die XRechnung daher oft gesetzt. Zusätzlich werden häufig spezifische Angaben wie eine Leitweg-ID erwartet, die eine eindeutige Zuordnung im Behördenworkflow ermöglicht. Auch im übrigen B2B-Bereich kann die XRechnung sinnvoll sein – allerdings nur dann, wenn die Empfangssysteme XML-Daten zuverlässig verarbeiten und darstellen können.

Wovon die richtige Wahl abhängt

Die Frage, ob ZUGFeRD oder XRechnung besser passt, lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend sind drei Faktoren:

• Empfänger und Versender: An wen gehen Ihre Rechnungen? Welche Formate verlangen Ihre wichtigsten Geschäftspartner oder Auftraggeber?
• Interner Workflow: Müssen Rechnungen vor der Buchung geprüft oder freigegeben werden? Arbeiten verschiedene Stellen mit denselben Dokumenten?
• Systemumgebung: Kann Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Dokumentenmanagementsystem beide Formate verarbeiten? Gibt es Darstellungsmöglichkeiten für XML-Dateien?

Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, beide Formate zu unterstützen. Der Rechnungseingang sollte flexibel genug sein, um ZUGFeRD und XRechnung gleichermaßen zu erkennen und in einen einheitlichen Prozess zu überführen. Beim Versand wird dann je nach Empfänger das passende Format gewählt.

Ein DMS wie docmana kann eingehende Rechnungen unabhängig vom Format zentral erfassen, strukturierte Daten auslesen und in einer durchsuchbaren Ablage organisieren. Über Automatisierungen lassen sich Rechnungen automatisch bestimmten Lieferanten, Kostenstellen oder Projekten zuordnen – ohne manuelles Verschieben.

Ein funktionierender Rechnungseingang entsteht nicht durch das Format allein

Selbst das technisch beste Format hilft wenig, wenn der Weg von der Rechnung bis zur Zahlung unklar bleibt. Ein zentraler Eingangskanal ist die Grundlage. Rechnungen sollten nicht über mehrere E-Mail-Postfächer, Dateiablagen oder Papierstapel verteilt sein, sondern an einer Stelle erfasst und geprüft werden.

Nach dem Eingang werden die Pflichtangaben kontrolliert: Ist die Rechnungsnummer vorhanden? Stimmen Beträge und Steuersätze? Passt das Zahlungsziel? Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen müssen erkennbar bleiben und gezielt zur Klärung weitergeleitet werden.

Im nächsten Schritt erfolgt die Zuordnung. Welcher Bereich hat die Leistung beauftragt? Zu welchem Projekt oder Vorgang gehört die Rechnung? Bei wiederkehrenden Lieferanten können solche Zuordnungen automatisch erfolgen. Eine Rechnung für Telefonie, Versicherungen oder externe Dienstleistungen landet dann direkt dort, wo sie bearbeitet werden kann.

Anschließend folgen Freigabe, Zahlung und Buchung. Nicht jedes Unternehmen braucht mehrstufige Workflows. Aber es sollte jederzeit nachvollziehbar sein, wer eine Rechnung geprüft hat, ob sie freigegeben wurde und welcher Bearbeitungsstand aktuell gilt. Das verhindert Doppelzahlungen ebenso wie vergessene Belege.

Aufbewahrung, Zugriff und Datenschutz nicht vergessen

Elektronische Rechnungen sind steuerlich relevante Dokumente. Sie müssen vollständig, unverändert und nachvollziehbar über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben. Das gilt sowohl für die strukturierten Daten als auch für das ursprüngliche Dokument. Ein nachträglich erzeugter Ausdruck oder eine konvertierte Ansicht reicht nicht aus.

In der Praxis bedeutet das: Die eingegangene ZUGFeRD- oder XRechnung sollte im Original abgelegt werden. Bearbeitungsschritte wie Freigaben, Kommentare oder Buchungsinformationen dürfen das Ursprungsdokument nicht überschreiben. Eine digitale Ablage sollte den Zusammenhang zwischen Original, Vorgang und Bearbeitungsstatus transparent abbilden.

Ebenso wichtig sind Zugriffsrechte. Rechnungen enthalten Bankdaten, Leistungsinformationen und oft auch personenbezogene Angaben. Nicht jede Person im Unternehmen benötigt Zugriff auf alle Belege. Rollenbasierte Berechtigungen und eine klare Rechteverwaltung helfen dabei, Datenschutz und Arbeitsfähigkeit miteinander zu vereinbaren. In docmana können Sie beispielsweise über Team-Workspaces festlegen, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf.

Häufige Stolpersteine bei der Einführung

Viele Unternehmen betrachten die E-Rechnung zunächst nur als neues Dateiformat. Doch ein XML-Anhang, der im Postfach gespeichert wird, ersetzt keinen funktionierenden Prozess. Prüfen Sie deshalb vorab, welche Formate Ihre wichtigsten Lieferanten verwenden und welche Anforderungen Ihre Kunden – insbesondere öffentliche Auftraggeber – stellen.

Ein weiterer häufiger Fehler: unkontrollierte Automatisierung. Strukturierte Daten erleichtern die Verarbeitung erheblich, ersetzen aber keine Plausibilitätsprüfung. Abweichende Beträge, fehlende Bestellnummern oder unbekannte Bankverbindungen müssen weiterhin auffallen. Automatisierungen sollten deshalb gezielt eingesetzt werden – etwa für wiederkehrende Lieferanten mit stabilen Datenstrukturen.

Schließlich lohnt es sich, Verantwortlichkeiten klar zu regeln. Wer überwacht den Eingang? Wer klärt fehlerhafte Rechnungen? Wer gibt frei? Schon diese einfachen Festlegungen schaffen deutlich mehr Sicherheit als ein zusätzlicher Ordner im E-Mail-Programm.

Fazit

Die Entscheidung zwischen ZUGFeRD und XRechnung ist weniger eine Frage der Technik als eine Frage der Organisation. ZUGFeRD eignet sich gut, wenn Rechnungen von mehreren Stellen gelesen und geprüft werden müssen. XRechnung ist die richtige Wahl, wenn Rechnungen an Behörden gehen oder hochautomatisierte Prozesse im Vordergrund stehen. Viele Unternehmen fahren am besten, wenn sie beide Formate empfangen und je nach Empfänger unterschiedlich versenden können.

Entscheidend ist jedoch nicht das Format allein, sondern der Prozess, in den es eingebettet ist. Ein zentraler Eingangskanal, klare Zuordnungsregeln, definierte Freigabewege und eine revisionssichere Ablage sind die Grundlage für einen funktionierenden Rechnungsworkflow. Erst dann entfalten strukturierte Rechnungsdaten ihre volle Wirkung: weniger manuelle Erfassung, schnellere Verarbeitung, höhere Nachvollziehbarkeit.

Mehr zur elektronischen Rechnungspflicht erfahren Sie in unserem Beitrag E-Rechnungspflicht 2025. Informationen zu Sicherheit und Hosting finden Sie unter Sicherheit.